1. L'invitation à une conférence de presse

 

● Votre propos doit être suffisamment porteur et bien « vendu »

 

D'un autre côté, vous ne devez pas oublier que les médias ont besoin de « matière » pour remplir leurs pages ou leurs émissions.

 

Dans certains cas, donc, vous êtes en position de force pour imposer votre sujet. Encore faut-il le vouloir...

 

Je cite souvent l'exemple de personnes méritantes qui donnent un coup de main, en toute discrétion, aux familles en difficulté.

 

Si vous pensez que ce que vous faites est original et utile, que votre projet est mûr et qu'il vaut le coup d'être connu du public, ne restez pas dans l'ombre !

 

Vous pouvez en plus, grâce à la presse, donner le virus à d'autres personnes.

 

 

● Pas de publicité déguisée

 

Les journalistes ne retiendront peut-être pas l'invitation d'un magasin qui organise une exposition de peinture.

 

S'il s'agit d'animer les lieux et de faire connaître des artistes, l'exposition peut aussi constituer, selon les médias, un prétexte pour promouvoir gratuitement une activité commerciale.

 

Cette réflexion est en revanche moins discutable lors de la remise d'un chèque par une boutique à une association caritative, ou d'un prêt consenti par une banque à un jeune entrepreneur méritant dans le cadre d'un concours qu'elle organise.

 

Les événements qui relèvent du champ de l'associatif et du social sont en général bien accueillis par les médias.

 

Contactez une ou deux rédactions en cas de doute.

 

● Soignez la forme

 

Au lieu de visiter les organes de presse séparément pour diffuser la même information, la pratique veut que l'on demande aux journalistes et aux correspondants de se déplacer.

 

Leur timing étant souvent serré, la durée d'une conférence de presse ne doit pas dépasser une heure, photos et interviews comprises.

 

Dans une invitation à une conférence de presse, vous n'annoncez pas simplement un colloque ou autre, vous demandez aussi aux représentants des rédactions de vous rencontrer pour en savoir plus sur votre événement.

 

Soignez la rédaction et le contenu de l'invitation : c'est un gage de sérieux et de respect vis-à-vis de vos futurs interlocuteurs.

 

Ecrivez aussi de manière cordiale (« bonjour, merci... ») car les journalistes n'ont aucune obligation de participer à votre réunion.

 

J'en profite pour rappeler une chose très importante aux yeux des rédactions : on ne convoque pas la presse mais on l'invite (vous êtes trop sympa, on viendra plus souvent !)

 

Faire relire votre invitation par un tiers.

 

1.1 Rédiger l'invitation

 

● Multipliez vos chances d'être diffusé

 

Car la concurrence est parfois rude ! Chaque jour, les journaux, radios, télévisions, agences de presse et sites internet reçoivent par mail, courrier et téléphone, des dizaines de communiqués et d'invitations à des rendez-vous, sur une multitude de thèmes.

 

Puis ils trient, vérifient et retranscrivent ces informations en fonction de leur ligne éditoriale, de leur zone de couverture, de la date prévue de l'événement, et, indirectement, de l'intérêt qu'y trouveront selon eux les lecteurs, les auditeurs et les téléspectateurs.

 

Le communiqué de presse et la conférence de presse ne sont pas les seules sources d'information des rédactions.

 

Les journalistes s'appuient sur un réseau qui les informe sur tel ou tel événement. 

 

Il leur arrive également de donner une portée régionale à un événement national (par exemple sur le vote d'une loi), de mener l'enquête sur une tendance de consommation, ou de dresser le portrait d'une personne ou d'une entreprise. 

 

Préparez bien votre intervention

  

Avant d'envoyer votre communiqué ou votre invitation aux médias, vous devez aussi vous demander si vous serez capable de répondre à des questions imprévues ou embarrassantes, comme tout simplement donner des chiffres (nombre de salariés, nombre de visiteurs à une exposition précédente...), ou parler devant un micro à la radio ou devant une caméra.

 

La première impression, en effet, doit être la bonne et une conférence de presse ne s'improvise pas. Il en va de votre crédibilité pour la suite.  



L'invitation à une conférence de presse se présente sous la forme d'une simple feuille A4

 

Il peut aussi s'agir d'un carton, dans le cas d'une signature de convention ou d'une cérémonie qui donnera lieu à des échanges d'informations.

 

Cette feuille peut aussi regrouper plusieurs rendez-vous et dans ce cas, on parle plutôt d'un agenda-presse  (pour un élu par exemple).

 

 

Le document détaille l'intitulé de la manifestation, en des termes simples et précis

 

Certaines fois, en effet, les textes sont repris tel quel dans la presse.

 

Oubliez le plus possible le jargon technique et administratif.

 

Utilisez au contraire des mots qui montrent le caractère innovant ou unique de votre projet. Et faites attention aux fautes d'orthographe !

 

Il est très important de préciser dès le premier paragraphe, si possible en encadré, le jour et la date, l'heure et le lieu du rendez-vous, qui les journalistes pourront rencontrer, ainsi que leur fonction et la teneur de leur intervention.

 

N'hésitez pas à jouer avec les couleurs, avec les gros caractères, et à aérer votre texte.

 

S'il s'agit d'une inauguration ou d'une signature de convention, prévoyez un temps pour la presse, avant ou après la cérémonie, et indiquez si vous le pouvez, les horaires des discours de chacun.

 

Il n'est pas rare que les médias informent leurs lecteurs et auditeurs de la tenue d'une conférence de presse sur un événement qui porte à polémique.

 

Vous pouvez, dans l'invitation ou dans un simple communiqué de presse, exiger un embargo, c'est-à-dire demander que l'information ne soit pas publiée avant telle date à telle heure (la formule, en haut de l'invitation, est la suivante : « Attention : embargo jusqu'au … à … heure »).

 

  

Comment transmettre les invitations ?

 

L'invitation peut être expédiée par courrier (notamment pour le carton), ajoutée en pièce jointe d'un email (ou simplement être formulée dans le corps du message), par messagerie instantanée (Facebook, Twitter) ou directement déposée à la rédaction ou auprès du correspondant local.

 

Evitez les invitations par téléphone, sauf en cas d'urgence, car les rendez-vous que vous pourriez indiquer sont parfois notés sur des feuilles volantes (dans la précipitation) et le contenu peut-être incomplet.

 

Si vous publiez un livre ou un disque, envoyez-le par courrier ou passez à la rédaction, mais ne vous contentez surtout pas d'un fichier PDF ou d'un fichier MP3 en pièce jointe de votre mail.

 

Les journalistes ont besoin de se faire une idée globale et ne peuvent pas juger à la lecture ou à l'écoute d'un seul titre choisi par vous, ou d'un résumé flatteur rédigé par l'éditeur.

 

Vous pouvez individualiser votre invitation : si vous vous adressez à un journaliste qui vous connaît, vous n'avez pas besoin de donner certains renseignements comme l'activité de votre entreprise ou de votre association. Mais dans le cas contraire, faites-le par précaution.

 

Je ne vous conseille pas d'avoir plusieurs personnes autour de la table pour dire strictement la même chose et pour être uniquement sur la photo.

 

N'imposez pas non plus une personne en particulier pour parler à la presse (ex. le président d'une association ou un élu, car les autres membres du bureau, ou un technicien de collectivité peuvent aussi s'exprimer et donner une vision différente et pas forcément contradictoire).

 

Discutez-en entre vous avant, et assurez-vous que les intervenants s'expriment bien devant le micro et la caméra.  

 

 

Les journalistes adorent les témoignages

 

Certaines personnes peuvent témoigner de ce qu'elles ont vécu.

 

Recueillir leur parole est très apprécié et change du discours officiel des élus et des dirigeants.

 

Pour inciter les médias qui diffusent des programmes en langue régionale à participer à votre conférence de presse, faites aussi en sorte d'avoir autour de la table une personne parlant la langue (et s'exprimant aisément devant micros et caméras).

 

Sur l'invitation, n'oubliez pas non plus de laisser un ou plusieurs contacts (téléphone fixe, téléphone portable, mail) pour les journalistes qui ne peuvent pas se déplacer et qui voudront vous joindre ultérieurement car votre sujet les intéresse.

 

1.2 La date et le lieu de la conférence de presse 

 

● Minimisez les temps de déplacement 

 

Vous pouvez organiser la réunion dans vos locaux (c'est une manière de montrer dans quelles conditions vous travaillez), dans un amphithéâtre (pour la vidéoprojection par exemple), mais aussi dans un endroit neutre (salle de réunion d'un hôtel, ou dans un restaurant si vous avez choisi d'inviter les journalistes à déjeuner).

 

Nous reparlerons du déjeuner de presse dans le chapitre 2.4.

 

L'idéal est d'opter pour un lieu central, qui convienne à tout le monde en terme de temps de parcours, mais c'est compliqué...

 

Le programmateur d'un centre culturel m'expliquait il y a quelques temps que les « journalistes culturels » des quotidiens de la grande ville, distante d'une quinzaine de kilomètres seulement, assistaient très rarement aux conférences de presse qu'il organisait.

 

Faisant contre mauvaise fortune bon cœur, il avait du s'adapter et fixer ses rendez-vous dans une salle de bar-restaurant facile d'accès pour eux, à deux pas de leurs rédactions, mais bien plus impersonnelle.

 

Les rédactions de la presse audiovisuelle (quand elles se déplacent, donc) sont principalement situés dans les grandes villes. Il faut par exemple près d'une heure pour une équipe de télévision pour rejoindre Brest et Quimper...

 

Et n'oubliez pas que les frais de route sont à la charge des rédactions et que l'heure est aux économies pour beaucoup de médias.

 

Reviendra-t-on vous voir si on a du mal à se garer ?

 

 

● Pensez aux facilités de parking

 

Vous pouvez fournir un plan d'accès ou les coordonnées GPS, et accrocher des panneaux indicateurs si le lieu de la conférence de presse est délicat à trouver.

 

Une personne chargée d'attendre et de guider les journalistes sur place est toujours la bienvenue. Si la rencontre a lieu sur une exploitation agricole, n'oubliez pas de préciser s'il faut prévoir des bottes.

 

 

● Prévoyez une pièce bien insonorisée

 

Pour les radios et TV, rien de pire qu'une voix qui résonne au micro ! Le bar du coin est à éviter...

 

Pensez aussi à la lumière (pour les photos et les images) et aux prises de courant facilement accessibles (même si le matériel d'enregistrement fonctionne sur batterie, on n'est jamais à l'abri d'une panne).

 

 

● Le bon jour et le bon horaire...

 

Le matin vers 9h (en général), les journalistes font le point sur les sujets qu'ils devront traiter dans la journée (première conférence de rédaction).

 

Alors, si vous ne pouvez faire autrement, évitez de les convier à une conférence de presse à un horaire rapproché.

 

Le milieu de la matinée (après 10h30) constitue le moment privilégié, sauf que la majorité des réunions de presse avec les journalistes a lieu entre 11h00 et midi.

 

Et ça, vous n'êtes pas censé le savoir étant donné que seuls les journalistes connaissent leur emploi du temps.

 

Vous pouvez donc lancer vos invitations pour le début d'après-midi (après 14h00), mais si vous le pouvez, évitez après 17h (tant pis si vous travaillez...)

 

Les journalistes de presse écrite doivent rédiger leurs articles et ceux des radios locales ou des TV ont un journal parfois en soirée (après 18h).

 

Vous pouvez également inviter la presse parlée à un moment différent (une demi-heure avant les journaux par exemple). 

 

 

● Evitez les conférences de presse les jeudis et vendredis

 

Si vous avez à l'esprit que de cette façon, on parlera de vous dans le quotidien local du samedi, quand le titre tire le plus.

 

Ce n'est pas vrai. Les rédactions s'amusent bien à ce jeu et publient l'article le lundi ou le mardi (en fonction de la date de la manifestation et de la place dans la page).

 

Et puis, si vous le pouvez, respectez le repos des journalistes le dimanche, si votre conférence de presse peut être organisée un autre jour.  

 

● Le cas des vacances scolaires

 

Vous le constatez sans doute, il y a moins d'information locale croustillante dans les journaux pendant cette période.

 

N'hésitez pas à communiquer à ce moment-là pour multiplier vos chances d'avoir des journalistes (qui ne sont pas en vacances) à votre rendez-vous presse.


1.3 Quels médias contacter ?

 

● Le plus possible !

 

Les radios et les télévisions régionales publiques et privées diffusent des journaux dans lesquels elles peuvent parler de votre actualité.

 

La presse spécialisée, hebdomadaire et mensuelle, la presse municipale et les sites internet peuvent aussi être intéressés par le sujet que vous voulez porter à la connaissance du public, ainsi que les agences comme l'AFP (Agence France Presse) dont les journalistes sont déployés un peu partout dans le pays.

 

En région, au regard de leur audience importante mais aussi par méconnaissance des médias alentours, les quotidiens locaux sont toujours les plus conviés à un rendez-vous presse.

 

Pourtant, tout le monde ne lit pas les journaux, et les radios sont très écoutées en voiture ! 

 

● Renseignez-vous sur le potentiel médiatique

 

Consultez l'annuaire, interrogez votre vendeur de journaux ou questionnez la rédaction de votre quotidien local favori.

 

Vous pouvez aussi écouter les radios de proximité, notamment le matin avant 9 h, pour savoir quel type d'information elles diffusent (lecture de la presse quotidienne ou sujets développés sous forme d'interview).

 

Mais n'envoyez pas d'invitation à des médias parisiens si votre activité ne dépasse pas la région brestoise, cela n'a aucun intérêt !

Pensez aussi à la télévision (France 3 par exemple) et aux blogs de passionnés en faisant une recherche par mot-clé sur Google avec votre commune ou votre département, et en visitant les annuaires de sites internet. 

 

Vous découvrirez aussi la richesse des informations diffusée par la presse en ligne (papier ou non).

 

● Quand (et comment) envoyer l'invitation ?

 

Je pense qu'il faut communiquer l'information une dizaine de jours à l'avance au moins. Si vous ne pouvez pas faire autrement, en cas d'actualité brûlante, évitez d'envoyer une invitation le vendredi en fin d'après-midi pour une conférence de presse prévue le samedi matin ou le lundi matin.

 

Attention : la presse hebdomadaire et la presse mensuelle... ont besoin d'un délai supplémentaire pour anticiper les sujets.

 

Pour ne pas finir à la corbeille 

 

Faites attention au nom de l'expéditeur indiqué dans votre boîte mail car le journaliste destinataire doit bien vous reconnaître et ne pas penser qu'il s'agit d'un spam ou d'un virus.

 

N'oubliez pas d'indiquer l'objet précis du courrier électronique, sinon votre message sera purement et simplement mis à la corbeille.

 

La formule « conférence de presse » dans l'objet du message fonctionne en général très bien, car elle attire la curiosité.

 

Demandez aussi un accusé de réception.

Envoyer la même invitation aux rédactions locales du même journal peut-être utile.

 

C'est de la popote interne ensuite, même s'il arrive parfois que deux journalistes d'un même média se déplacent sur le même événement.

 

Ne soyez pas frustrés : vous n'êtes pas obligés de connaître l'histoire, la ligne éditoriale ou le tirage (ou l'audience) d'un média pour inviter son représentant. De même, celui-ci connaît-il votre activité à fond ? 

 

Rappelez-vous qu'il s'agit d'un échange de bons procédés : le média a des sujets potentiels à publier, et pour cela, il parle de vous, gratuitement.

 

Si vous avez affaire à un journal ou à une radio qui a une diffusion régionale, n'hésitez pas à demander que l'article paraisse dans plusieurs éditions ou sur plusieurs antennes.

 

Ce n'est pas garanti, mais on ne sait jamais, surtout si ce que vous présentez est original.

 

● Et si je veux relire (ou écouter) un article (ou une interview) avant sa parution ?

 

Vous n'êtes pas maître du texte à paraître, car le journalisme, ce n'est pas du "publi-reportage". Si vous estimez qu'un article ne reflète pas les idées que vous avez voulu exprimer, vous pouvez réclamer un droit de réponse.

 

En général, il est malvenu de demander à lire l'article ou à écouter le sujet avant sa parution ou avant sa diffusion.

 

Pour un article ou une interview, contactez bien la rédaction des médias, et non le service commercial, parce que ce dernier pourra vous orienter vers un partenariat financier.

 

Or, un journaliste est censé parler de vous gratuitement (sauf accords commerciaux : on peut illustrer un article avec le témoignage d'un annonceur, mais il s'agit d'un mélange des genres discutable...) 


1.4 S'assurer que les médias viendront bien

● Je relance ou pas ?

 

Il est inutile de contacter plusieurs fois un média les jours précédents pour demander s'il y aura un journaliste présent à la conférence de presse.

 

Envoyez plutôt un mail de rappel.

 

Le "Oui" et le "Peut-être" auront valeur de "Non" à cause de l'actualité changeante et de la fameuse conférence de rédaction.

 

Il existe néanmoins quelques exceptions : les journalistes peuvent avoir pris des rendez-vous de leur plein gré, pour préparer des dossiers, et donc seront en mesure de vous dire par avance qu'ils seront absents.

 

Idem pour les déplacements ministériels et les conférences de presse dans les enceintes militaires qui nécessitent souvent de s'accréditer quelques jours avant, c'est-à-dire de donner le nom et le n° de carte de presse du journaliste qui sera présent et donc indisponible pour un autre rendez-vous.

 

Le talon à renvoyer

 

Les rédactions sont invitées à le remplir pour indiquer si un journaliste ou un correspondant, et lequel, sera présent à la conférence de presse (« et au déjeuner qui suivra »).

 

Ce coupon est très rarement renvoyé, et il n'est donc pas nécessaire de le préparer. Vous pouvez, plus simplement, demander que l'on vous confirme une présence par retour de mail ou par téléphone. Mais là encore, rien n'est garanti... 

 

Vous comprenez donc qu'il est donc difficile de savoir précisément combien de journalistes seront présents à votre rendez-vous presse, même une heure avant son démarrage.

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