3. Le dossier de presse et le site internet

4.1 Concis mais détaillé

Le dossier de presse est constitué d'un ensemble de pages rédigées de manière claire, sans faute, au cas où les informations soient reprises sans réécriture dans la presse.

 

Mettez en avant les points forts de ce que vous voulez défendre, mais ne soyez pas trop élogieux, car cela pourrait nuire à votre crédibilité.

 

Faites relire le dossier de presse par un tiers. 

 

Vous devez prévoir les dossiers en nombre suffisant pour les journalistes et pour leurs interlocuteurs.


Si vous conviez un média qui ne vient de toute façon jamais à vos conférences de presse, imprimez quand même un dossier pour lui, au cas où.

 

Glissez-y si possible des articles déjà parus. 

 

● Le cas des pochettes

 

Evitez si vous le pouvez les pochettes plastifiées avec des spirales, et même les pochettes cartonnées.

 

Cela montre votre sérieux, certes, mais c'est aussi du gaspillage, car pliées dans le sac de reportage, prévu pour un appareil photo ou un magnétophone, il y a de grandes chances que les pochettes en plastique soient rapidement mises à la corbeille.

 

Privilégiez aussi le papier recyclé (encore trop rare, malheureusement...)

 

● Des photos, des PDF, des MP3...

  

Pour les médias écrits et internet, voire pour la TV, faites des CD (ou prévoyez des clés USB) avec quelques photos en haute définition, un Power Point... 

 

A défaut, vous pouvez utiliser les services d'un serveur type "WeTransfer" pour faire parvenir ces éléments aux médias.

 

● Votre site internet doit être "lisible" 

 

Pour préparer leurs entretiens et rédiger leurs articles, les journalistes doivent pouvoir, d'un clic, imprimer depuis votre site internet un document de présentation en format PDF de cinq à six pages maximum.

 

Il peut s'agir du dossier de presse que vous aurez mis en ligne.

 

Il leur faut aussi pouvoir accéder à des articles de presse parlant de vous.

 

Les rédactions doivent aussi pouvoir trouver sur votre site, un ou plusieurs contacts de personnes ressources (joignables par mail, formulaire, téléphone portable, Facebook...)


4.2 Quand distribuer le dossier de presse

 

Un peu de stratégie

 

Certains journalistes préfèrent avoir le dossier de presse au début de la réunion pour pouvoir s'imprégner des différents éléments.

 

Cela ne doit pas les empêcher de suivre la rencontre et de prendre des notes (en tous les cas, ils n'écrivent pas pour rien, étant donné qu'une bonne partie de ce qui est dit est contenu dans le dossier).

 

Cette analyse vaut particulièrement pour les chiffres et pour les noms de lieu.

 

Vous pouvez distribuer les dossier de presse quand les journalistes arrivent, ou les avoir déposé au préalable sur la table ou sur les sièges.

 

 

● Evitez de joindre le dossier de presse à l'invitation à la conférence de presse

 

Il n'y a plus de suspens dans ce cas...

 

Les journalistes qui auront tous les renseignements ne viendront peut-être pas à la conférence de presse.

 

La presse écrite vous demandera des informations complémentaires par téléphone, ainsi que des photos.

 

Elle pourra aussi faire appel à un correspondant...

 

Quant aux journalistes des radios, ils se contenteront sans doute de rédiger un papier à partir du dossier de presse.

 

Au mieux, ils réaliseront une interview par téléphone.

 

La TV se déplacera sans doute plus facilement pour les images.

 

Rédigez plutôt un communiqué de presse.

 

Ce document tient généralement en une page.

 

C'est un résumé du dossier de presse, qui en reprend les principaux chiffres et idées force, ou encore qui traite d'une journée particulière d'un festival par exemple (thématique).     

 

Exemples de dossiers de presse et de communiqués de presse :

 

http://agriculture.gouv.fr/

 

Les agendas, communiqués et dossiers de presse sont accessibles en ligne via une liste déroulante.

● Ne renvoyez pas les journalistes uniquement vers votre site internet

 

C'est une solution de facilité pas appréciée de tout le monde si vous ne donnez pas d'explications orales sur ce que vous voulez promouvoir.

 

En revanche, n'ayez pas peur de mettre le dossier de presse en ligne.

 

Tout un chacun pourra y accéder, journaliste ou pas, et cela vous donnera plus de visibilité.

 

● Faites parvenir le dossier de presse aux médias absents 

 

Leurs journalistes vous contacteront peut-être après avoir lu l'article d'un confrère.

 

Et faites attention au format des fichiers qui doivent pouvoir être ouverts sur tous les ordinateurs.

 

Dans le doute, convertissez-les en PDF (avec la suite bureautique gratuite LibreOffice ou autre).

 

4.3 On reste en contact, surtout !

  

Continuez d'informer les médias de vos actions

 

Contactez-les par communiqué, plusieurs fois dans l'année, pour qu'ils n'oublient pas le rôle de votre association, entreprise ou mouvement.

 

C'est à vous de faire cette démarche, notamment pour chacune de vos actualités, et non aux médias, suite à un article du concurrent par exemple. N'oubliez personne !

 

Pensez à envoyer aux journalistes un mot de remerciement suite à l'article qui vous a été consacré (par mail, ne vous embêtez pas).

Ecrivez une carte (virtuelle ou postale) pour la nouvelle année, même si vous n'avez jamais eu de contact positif avec ces journaux ou radios.

 

Rappelez-vous qu'un mail et qu'un courrier ne coûtent rien et qu'il peuvent rapporter beaucoup... 

 

Quant aux rendez-vous avec la presse, ils ne doivent s'imposer que si vous avez une actualité qui peut intéresser les lecteurs, auditeurs et téléspectateurs, et pas uniquement pour faire parler de vous.

Soyez prêt à être contacté par les médias directement, pour un article ou une émission, et entraînez-vous à l'exercice de l'interview au cas-où.

 

Inscrivez votre association ou votre entreprise sur les réseaux sociaux pour diffuser vos informations.

 

Demandez à être ami avec des journalistes sur Facebook ou Google+, et suivez-les sur Twitter.

 

Certains d'entre eux peuvent trouver un intérêt à parler de votre actualité.

 

Vous pouvez aussi proposer de faire gagner des entrées gratuites aux lecteurs ou aux auditeurs d'un média. A chaque entrée offerte, la radio (si c'est une radio) parlera de votre activité.

 

4.4 Pour aller plus loin

 

J'espère que grâce à ces quelques conseils, vos relations avec les journalistes seront facilitées.

 

 

L'ATTACHÉ DE PRESSE

 

Si vous ne vous sentez toujours pas d'attaque pour organiser une conférence de presse, vous pouvez faire appel à un attaché de presse.

 

C'est un professionnel, interface indépendante entre vous et les médias, qui exerce au sein d'une agence de relations publiques ou de communication.

 

Son travail consiste à préparer l'invitation et le dossier de presse, à fixer avec vous la date, l'heure et le lieu de la conférence de presse, à vous donner des conseils pratiques pour réussir votre réunion, voire à vous assister pendant le rendez-vous par une présence à vos côtés.

 

L'attaché de presse, qui travaille pour plusieurs sociétés et associations, ne connaît pas d'emblée le contenu de votre projet pour le « vendre » aux journalistes.

 

Il doit donc s'en référer très souvent à vous.

 

 

LE CHARGÉ DE COMMUNICATION 

 

Vous pouvez aussi embaucher, au sein même de votre structure cette fois, un chargé de communication.

 

Vous serez directement en relation avec lui pour réagir aux sollicitations des médias.

 

Je ne vous cache pas non plus que beaucoup de journalistes appellent directement leurs interlocuteurs (élus, patrons...) directement sur leur portable, sans passer par les filtres « attaché de presse » et « chargé de communication »...

 

 

Christophe Pluchon 

 

 

Première édition : février 2013

Version actuelle : juin 2016 

 

 

Les images d'illustration utilisées sont libres de droits ou ce sont des photos personnelles.

 

Merci à Marie et à Victor pour le dessin.


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